Kinh nghiệm từ Office GOBMX: chuyển đổi LibreOffice trong khu vực công

(Ghi chú: đây là bản dịch của một bài viết trên blog tiếng Tây Ban Nha)

Với Adlair Cerecedo-Méndez, công việc với LibreOffice bắt đầu từ một nhu cầu cụ thể: giúp chính phủ Mexico có được bộ ứng dụng văn phòng phù hợp với các cơ quan công quyền. Theo thời gian, công việc kỹ thuật đó cũng trở thành trải nghiệm cộng tác với cộng đồng LibreOffice quốc tế và cơ hội thúc đẩy phần mềm tự do trong khu vực công.

Dù đã dùng LibreOffice từ thời OpenOffice, Adlair chỉ tham gia chuyên nghiệp với dự án vào 2020, khi được mời cộng tác phát triển một bộ ứng dụng văn phòng cho chính phủ. Sáng kiến nằm trong tầm nhìn rộng hơn: giảm phụ thuộc vào các giải pháp độc quyền, tận dụng phần mềm tự do và củng cố năng lực công nghệ của chính nhà nước.

Xây dựng trên một nền tảng sẵn có

Office GOBMX không nhất thiết khởi đầu dựa trên LibreOffice. Ban đầu, phương án tạo một bộ ứng dụng từ đầu đã được cân nhắc, nhưng phân tích kỹ thuật cho thấy quy mô của thách thức: phát triển, bảo trì và tiếp tục phát triển một ứng dụng như vậy sẽ đòi hỏi thời gian và nguồn lực đáng kể.

LibreOffice mang đến một nền tảng trưởng thành, đa nền tảng, mã nguồn mở, được một cộng đồng quốc tế hậu thuẫn. Điều chỉnh nó cho nhu cầu của chính phủ hợp lý hơn là phát minh lại toàn bộ một bộ ứng dụng văn phòng. Cách tiếp cận của Office GOBMX ra đời từ đó: bắt đầu với công nghệ sẵn có và điều chỉnh cho nhu cầu của các cơ quan công quyền.

Mục tiêu bao gồm giảm chi phí bản quyền, nhưng cũng hướng tới tự chủ công nghệ cao hơn. Với Adlair, chủ quyền không có nghĩa là đổi công cụ trong một sớm một chiều. Đó là một quá trình dần dần, cho phép nhà nước quyết định mình dùng công nghệ nào, hiểu, sửa đổi và bảo trì chúng bằng chuyên môn của chính mình.

Chuyển đổi cũng là một quá trình con người

Triển khai đặt ra những thách thức về tương thích tài liệu, macro, định dạng và quy trình đã được xây dựng qua nhiều năm quanh các công cụ khác. Cũng cần xác định cái gì có thể dùng nguyên trạng và cái gì cần điều chỉnh hoặc làm lại.

Nhưng thách thức lớn nhất, Adlair nhớ lại, là sự kháng cự thay đổi. Công cụ văn phòng là một phần trong thói quen hằng ngày của nhiều người, và một cuộc chuyển đổi có thể phá vỡ thói quen cũng như quy trình quen thuộc. Vì vậy chỉ cài phần mềm là chưa đủ: cần phân tích quy trình, kiểm thử tương thích, chuyển đổi tài liệu, đào tạo người dùng và cung cấp hướng dẫn, hỗ trợ.

Song song tồn tại với Microsoft Office cũng là một phần của quá trình chuyển đổi. Trong hành chính công, tài liệu luân chuyển giữa các cơ quan nhà nước, người dân, doanh nghiệp và nhà cung cấp. Dù LibreOffice có khả năng liên thông với các định dạng được dùng phổ biến, một số tài liệu phức tạp, mẫu và macro vẫn cần được chú ý đặc biệt. Theo Adlair, chiến lược phải mang tính dần dần: thúc đẩy các định dạng mở như ODF mà không làm gián đoạn công việc hay mất khả năng trao đổi tệp với hệ sinh thái hiện có.

Thích ứng, rà soát và học hỏi

Phần mềm mã nguồn mở cho phép phát triển các thành phần cho những nhu cầu thể chế cụ thể. Một ví dụ là công cụ kiểm tra tài liệu được tạo ra để phân tích các thành phần bên trong tệp do công cụ Microsoft tạo và thu thập bằng chứng kỹ thuật về thông tin mà chúng chứa. Trong bối cảnh chính phủ, Adlair chỉ ra, điều quan trọng là hiểu những thành phần đó trước khi cho rằng chúng không liên quan hoặc không có hệ quả gì.

Khả năng làm việc với mã nguồn cũng có giá trị khi xử lý các quy trình cũ, như macro cũ và luồng công việc gắn với Microsoft Access. Thay vì chấp nhận những giới hạn của một công cụ đóng là điều không thể tránh khỏi, nhóm có thể xử lý những trường hợp đó theo hướng thích ứng và chuyển đổi.

Đồng thời, kinh nghiệm từ Office GOBMX mang lại những bài học có thể hữu ích cho các cơ quan công quyền khác. Dù mỗi chính phủ có nhu cầu khác nhau, nhiều thách thức mang tính lặp lại: phụ thuộc công nghệ, tài liệu cũ, khả năng liên thông, đào tạo và kháng cự thay đổi. Phương pháp luận — từ lập kế hoạch và phân tích tương thích đến triển khai và hỗ trợ thường xuyên — có thể là một tham chiếu hữu ích.

Từ trải nghiệm kỹ thuật đến cộng đồng

Mối quan hệ của Adlair với cộng đồng LibreOffice quốc tế trở nên gắn bó hơn vào 2023, khi anh tham dự Hội nghị LibreOffice Mỹ Latinh tại Thành phố Mexico. Tại đó, anh gặp các thành viên của cộng đồng và hiểu gần hơn không chỉ về phần mềm mà cả về sự cộng tác duy trì nó.

Từ góc nhìn của một thành viên The Document Foundation, mối liên hệ đó đặc biệt quý giá: những người triển khai LibreOffice trong môi trường chính phủ có thể chia sẻ các ca thực tế, nhu cầu liên thông và bài học từ những triển khai quy mô lớn. Ngược lại, cộng đồng cung cấp chuyên môn và một không gian chung để đóng góp cho quá trình phát triển dự án.

Với Adlair, khả năng tương thích liên tục với tài liệu Microsoft Office vẫn sẽ quan trọng — không phải như một mục tiêu phụ thuộc vĩnh viễn, mà như một cách hạ thấp rào cản tiếp nhận. Liên thông tốt hơn giúp việc chuyển đổi dễ dàng hơn và cho phép các tổ chức chuyển dần sang các định dạng mở như ODF.

Theo nghĩa đó, Office GOBMX không chỉ là việc đổi từ bộ ứng dụng văn phòng này sang bộ khác. Đó là một trải nghiệm cho thấy các cơ quan công quyền có thể thích ứng công nghệ mở, giữ gìn kiến thức kỹ thuật và xây dựng năng lực của chính mình. Adlair tiếp tục thúc đẩy việc tiếp nhận Office GOBMX trong các cơ quan chính phủ, với hy vọng những bài học này cũng đến được với chính quyền các bang và các thể chế khác trên cả nước.