Chủ quyền số thường được bàn luận qua vị trí đặt máy chủ và công ty nào nắm hợp đồng. Cả hai yếu tố đó đều ít quan trọng hơn định dạng mà tài liệu được ghi lại.

Tài liệu không phải là tờ giấy

Thói quen hình dung tài liệu số như một tờ giấy là điều dễ hiểu, nhưng sai. Tờ giấy tự mang nội dung của nó: bất kỳ ai đọc được ngôn ngữ đều đọc được trang giấy, không cần thiết bị, không cần xin phép, không qua trung gian. Còn tài liệu số không chứa nội dung nào cho đến khi phần mềm diễn giải nó. Tệp tin chỉ là một tập hợp các chỉ dẫn; những gì hiện ra trên màn hình là kết quả khi một chương trình thực thi các chỉ dẫn đó. Đổi chương trình, kết quả có thể đổi theo.

Đó là lý do tài liệu tạo bằng ứng dụng này thường trông sai trong ứng dụng khác: dấu đầu dòng bị xê dịch, bảng mất tỷ lệ, tiêu đề hiển thị khác đi. Nội dung vẫn còn nguyên, nhưng tài liệu, nói một cách chặt chẽ, thì không.

Định dạng là đặc tả cho phần mềm biết cách thực hiện sự diễn giải đó. Vì vậy, ai kiểm soát định dạng, người đó kiểm soát ý nghĩa của tài liệu, mức độ trung thực khi tái tạo và thời gian nó tồn tại được.

Điều gì làm nên một định dạng mở

"Mở" không phải là một lời mô tả tiếp thị. Tính mở có các tiêu chí được thiết lập rõ ràng, nêu trong những văn kiện như Open Definition và Khung liên vận châu Âu (European Interoperability Framework), và được các cơ quan hành chính dùng để đánh giá định dạng khi mua sắm. Bốn điều kiện sau là quan trọng nhất:

  1. Đặc tả phải được công bố đầy đủ và miễn phí.
  2. Không ai cần giấy phép, lệ phí hay thỏa thuận bằng sáng chế để triển khai định dạng.
  3. Định dạng phải dùng được cho bất kỳ ai, vì bất kỳ mục đích nào, không phân biệt người dùng, ứng dụng hay mô hình kinh doanh.
  4. Định dạng phải do một tổ chức độc lập với mọi nhà cung cấp đơn lẻ quản trị, để các phiên bản tương lai được quyết định công khai thay vì trong lộ trình sản phẩm của một công ty.

Các điều kiện này tồn tại vì một lý do thực tế: chúng bảo đảm một tài liệu viết hôm nay vẫn mở được sau ba mươi năm nữa, bằng phần mềm chưa ai từng viết ra.

ODF đáp ứng các điều kiện đó

Định dạng Tài liệu Mở (Open Document Format) được phát triển công khai trong OASIS, tổ chức liên minh tiêu chuẩn quốc tế, và trở thành chuẩn OASIS năm 2005. Đặc tả vượt qua vòng bỏ phiếu Dự thảo Tiêu chuẩn quốc tế tại ISO/IEC JTC 1/SC 34 vào tháng 5 năm 2006 với sự tán thành nhất trí, rồi được công bố là ISO/IEC 26300 vào tháng 11 cùng năm. Đặc tả công khai, miễn phí bản quyền, có quản lý phiên bản và được duy trì bởi một ủy ban kỹ thuật có toàn bộ quá trình làm việc được lưu thành hồ sơ. Phiên bản 1.4 vừa được OASIS phê chuẩn vào tháng 12 năm 2025.

ODF không phải là định dạng của LibreOffice. Nó được triển khai bởi nhiều ứng dụng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, và bất kỳ nhà phát triển nào cũng có thể triển khai mà không cần xin phép ai. Việc LibreOffice dùng ODF làm định dạng gốc là hệ quả của tính mở, chứ không phải là tuyên bố sở hữu định dạng.

OOXML thì không

OOXML, định dạng nằm dưới các tệp DOCX, XLSX và PPTX, có mang một số hiệu ISO. Số hiệu đó được cấp vào năm 2008 qua thủ tục fast-track, và diễn biến của thủ tục này nay đã nằm trong lịch sử được ghi chép của quản trị chuẩn hóa.

Nhưng con số ấy không tạo ra những tác dụng mà một chuẩn cần có. Đặc tả dài đến vài nghìn trang, khiến việc triển khai trở nên ngại ngần. OOXML tồn tại ở hai lớp tuân thủ (conformance class): một biến thể Strict mà các nhà phát triển khác có thể hỗ trợ một cách hợp lý, và một biến thể Transitional bảo lưu các hành vi kế thừa—là thứ Microsoft Office ghi ra theo mặc định. Thế nên biến thể được hàng trăm triệu người dùng mỗi ngày lại là biến thể chỉ nhà khởi tạo ra nó triển khai trọn vẹn. Còn biến thể sạch hơn mà các đối thủ có thể hỗ trợ thì hầu như không được dùng, thậm chí đã biến mất khỏi một số phiên bản.

Một đặc tả chỉ có một triển khai duy nhất đáp ứng trọn vẹn, xét về mặt chức năng, là một định dạng độc quyền được gắn thêm giấy chứng nhận tiêu chuẩn hóa. Đây không phải là lời quy kết thiếu thiện chí; đó là mô tả điều định dạng ấy làm được bất kể ý định của ai, và là lý do khiến sự khác biệt mang tính cấu trúc chứ không phải đạo đức.

Vì sao quyết định định dạng phải đi trước

Một tổ chức ký hợp đồng với nhà cung cấp đám mây châu Âu, thương lượng các điều khoản bảo vệ chặt chẽ rồi lưu trữ mọi thứ trong phạm vi lãnh thổ của mình, vẫn chưa đạt được gì cho chủ quyền nếu tài liệu vẫn nằm trong một định dạng mà chỉ một nhà cung cấp nước ngoài duy nhất đọc được chính xác. Vị trí máy chủ, quyền tài phán nơi lưu trữ và các điều khoản mua sắm đều là những quyết định hạ nguồn so với quyết định về định dạng. Một tổ chức không thể mở kho lưu trữ của chính mình nếu không có sự cho phép của nhà cung cấp, thì tổ chức đó không có chủ quyền với kho lưu trữ ấy—dù chúng được đặt ở đâu.

Mức độ phơi nhiễm tăng dần theo thời gian. Một cá nhân gặp bố cục sai lệch chỉ là bất tiện. Nhưng một bộ ngành nắm hai thập kỷ dự thảo luật, sổ địa chính và hồ sơ tòa án trong một định dạng không thể tự diễn giải độc lập, thì đã giao quyền giám hộ hồ sơ công cho một công ty tư nhân, và không thể rút lại sự ủy thác đó nếu không chuyển đổi toàn bộ những gì mình sở hữu.

Ai đã hành động

Deutschland-Stack của Đức—khuôn khổ liên bang cho hạ tầng số công có chủ quyền—chỉ định ODF và PDF/UA là các định dạng tài liệu bắt buộc, loại trừ các lựa chọn thay thế độc quyền. Hội đồng Kế hoạch CNTT (IT Planning Council), cơ quan để chính quyền liên bang và các bang (Länder) phối hợp về CNTT hành chính công, đã cam kết dùng ODF. NATO và Ủy ban châu Âu cũng đã yêu cầu bắt buộc.

Quyết định này không chỉ là chuyện của châu Âu. Đài Loan áp dụng ODF làm chuẩn quốc gia từ năm 2009 và yêu cầu dùng làm định dạng tài liệu của chính phủ từ tháng 1 năm 2015—chính sách mà Bộ Kỹ thuật số (Ministry of Digital Affairs) mô tả bằng các khái niệm bình đẳng phần mềm, chủ quyền số và phát triển bền vững. Brazil đã yêu cầu các cơ quan thuộc nhánh hành pháp liên bang tuân theo khuôn khổ liên vận e-PING, được xây dựng trên các chuẩn mở, kể từ năm 2005. Các cơ quan hành chính công trên gần như khắp các châu lục đã có những quyết định tương tự trong hai thập kỷ qua.

Điều thay đổi gần đây là lý lẽ. Trước kia, việc rời bỏ phần mềm văn phòng độc quyền chủ yếu được biện minh bằng tiết kiệm chi phí. Nay nó được biện minh như sự bảo toàn tính độc lập: khả năng của một cơ quan công quyền hành động mà không cần xin phép một nhà cung cấp nước ngoài. Một số cuộc chuyển đổi được công bố trong năm qua được trình bày đúng bằng những thuật ngữ đó, gạt lập luận chi phí sang một bên. Ít nhất một tổ chức quốc phòng châu Âu đã tuyên bố rằng quyết định của họ không hề liên quan đến tiền bạc.

Giải pháp thay thế cho khóa chặt (lock-in) đã tồn tại, đã trưởng thành, là một chuẩn quốc tế, và là yêu cầu pháp lý ở một số khu vực pháp lý châu Âu.

Đọc thêm